Registers

Het handmatig vervaardigen van registers is een tijdrovend karwei. Bovendien vindt dit werk meestal aan het eind van het productieproces plaats, zodat het voor hinderlijke vertraging kan zorgen. Om dit te voorkomen roepen uitgevers steeds vaker onze hulp in bij het maken van personen- en zakenregisters; wij stellen de registers immers niet handmatig samen, maar genereren deze automatisch. Het automatisch genereren van registers kan veel tijd en werk besparen, maar om een goed eindresultaat te bereiken, moet u zich wel realiseren wat de beperkingen van automatisering zijn. Op dit moment bieden wij twee mogelijkheden om registers automatisch te genereren. Ten eerste kan de auteur een lijst van namen of zaken samenstellen die wij vervolgens in de tekstbestanden markeren. Ten tweede kan de auteur een register maken met hulp van de registerfunctie van Word. In het onderstaande leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn van beide methodes.

Een register genereren met behulp van een registerlijst

Een registerlijst is een lijst met paren van zoektermen en registerlemma’s. Een registerlemma is een term zoals die in het register zal worden opgenomen, zoektermen zijn de variaties van het registerlemma zoals ze in de tekst voorkomen. We maken een register in de volgende stappen:

1. Allereerst stelt de auteur de registerlijst samen. Voor elk lemma voor het register geeft hij aan wat de corresponderende zoektermen zijn. Zo zou hij het lemma ‘Aristoteles’ bij de zoektermen ‘Aristoteles’, ‘Aristote’ en ‘Aristotle’ kunnen plaatsen, wat hij in de registerlijst aangeeft met de paren: ‘Aristoteles ⇒ Aristoteles’, ‘Aristote ⇒ Aristoteles’ en ‘Aristotle ⇒ Aristoteles’. We lopen de aangeleverde registerlijst na op inconsistenties.

2. In de registerlijst markeren we namen of zaken die problemen zouden kunnen opleveren, zoals een persoonsnaam die een geografische naam is, bijvoorbeeld Jan van Amsterdam. Deze probleemgevallen krijgen in stap 3 een extra markering.

3. Als stap 1 en 2 gedaan zijn, doorzoeken we tekst aan de hand van de zoektermen uit de registerlijst. Elke getroffen zoekterm wordt gemarkeerd met het bijbehorende registerlemma.

4. We lopen in de werkbestanden de registermarkeringen na die we bij stap 2 hebben gemarkeerd als mogelijk probleemgeval en lossen deze waar mogelijk op.

5. We verwijderen alle registermarkeringen uit kopregels en desgewenst ook uit boek- en tijdschrifttitels.

6. We genereren het register op basis van de overgebleven register\-markeringen en zetten het resultaat om naar een Word-bestand. (Desgewenst kunnen wij een proef maken waarin alle registermarkeringen in de zetproef zichtbaar zijn gemaakt.)

7. De auteur controleert het door ons genereerde register en lost de resterende probleemgevallen op in het Word-bestand.

8. Het door de auteur bijgewerkte Wordbestand wordt door ons gezet.

Personenregister

Een personenregister laat zich over het algemeen uitstekend genereren met behulp van een registerlijst waarin achternamen als zoektermen worden gebruikt. Bedenk wel dat ons register in feite een concordantie is: we treffen alle voorkomingen van een bepaalde naam.

De volgende probleemgevallen lossen wij zelf mogelijk op. Als dat niet mogelijk is markeren we ze als probleemgeval:

  • Achternamen die ook voornamen kunnen zijn en namen van middeleeuwers (zoals Dylan Thomas of St. Thomas);
  • Achternamen die bij verschillende personen behoren (vergelijk Jonathan and Julian Barnes);
  • Achternamen die ook geografische namen zijn (zoals John of Holland);
  • Achternamen die niet als alleen eigennaam worden gebruikt (zoals Francis Black)

Voorbeeld van een registerlijst

Locke ⇒ Locke, John
Descartes ⇒ Descartes, René
Cartesius ⇒ Descartes, René
Aristotle ⇒ Aristotle
Aristoteles ⇒ Aristotle
Thomas Aquinus ⇒ Thomas Aquinus
Aquinus ⇒ Thomas Aquinus
Thomas ⇒ • Thomas Aquinus
Jonathan Barnes ⇒ Barnes, Jonathan
Julian Barnes ⇒ Barnes, Julian
Barnes ⇒ • Jonathan Barnes | Julian Barnes
John of Holland ⇒ John of Holland
Holland ⇒ • John of Holland
Francis Black ⇒ Francis Black
Black ⇒ • Francis Black

Voordelen

  • Versnelt het maken van een register
  • Het genereerde register is betrouwbaar
  • De auteur wordt veel werk bespaard

Nadelen

  • Achternamen kunnen op verschillende manieren gespeld zijn; dit is niet automatisch op te lossen. De auteur moet in de lijst met namen de spellingsvarianten aangeven.
  • Hogere kosten

Hulp bij het maken van een registerlijst

Het maken van een registerlijst is ook nog een behoorlijk tijdrovend karwei. Gelukkig kan ook hier automatisering de taak van de auteur verlichten, tenminste als het een personenregister betreft. We kunnen namelijk een lijst genereren van alle woorden in de werkbestanden die met een hoofdletter beginnen. De auteur kan deze lijst doorlopen en de gewenste persoonsnamen eruit filteren. Deze procedure werkt natuurlijk niet bij Duitstalige boeken, waarin alle zelfstandige naamwoorden met een kapitaal beginnen.

Zakenregister

Het is onmogelijk met behulp van een registerlijst een goed zakenregister te genereren. Net als bij een personenregister maken we namelijk een concordantie op de zoektermen. Een goed zakenregister is echter altijd selectief. Bovendien worden verkeerde termen getroffen, zoals synoniemen en homoniemen van het registerlemma en ontbreken er treffers, namelijk als het registerlemma in de tekst verbogen is.

Het resultaat van markering met behulp van een registerlijst kan wel dienen als een eerste opzet voor een handmatig samengesteld zakenregister.

Het genereren van een zakenregister is bewerkelijker dan een personenregister, omdat wij alle denkbare vormen van een lemma als zoektermen in de registerlijst moeten zetten. Als je bijvoorbeeld het woord 'aandeel' in het register wilt opnemen, moeten we de volgende paren in de registerlijst aanmaken:

aandeel ⇒ aandeel
aandelen ⇒ aandeel
Aandeel ⇒ aandeel
Aandelen ⇒ aandeel

Voordelen

  • Versnelt het maken van een register
  • De auteur wordt werk bespaard

Nadelen

  • Het gegenereerde register is onbetrouwbaar
  • Hogere kosten

Een register markeren in Word

De beste methode om een personen- of zakenregister te maken, is het handmatig markeren van registerlemma’s in de tekst, omdat alle bovengenoemde problemen zoals synoniemen, homoniemen en verbuigingen door de auteur het hoofd geboden kunnen worden.

De registerfunctie van Word kan de auteur gelukkig veel werk uit handen nemen. Deze functie geeft de redacteur namelijk de mogelijkheid om in één keer alle voorkomingen van een zoekterm als registerlemma te markeren. Vervolgens moet de auteur wel handmatig alle treffers nalopen om onterechte markeringen te verwijderen en sublemmata aan te brengen.

Registermarkeringen die in Word zijn aangebracht, kunnen wij relatief eenvoudig converteren naar een vorm die voor ons systeem leesbaar is. Ons systeem berekent vervolgens automatisch alle paginaverwijzingen in het register.

Voordelen

  • Het register is bij aanlevering van de kopij in feite al afgerond dus het register zorgt in het laatste stadium niet voor vertraging;
  • Het register heeft een zeer hoge betrouwbaarheid;
  • Lagere kosten

Nadeel

  • Veel werk voor de auteur